Wynajem mieszkania na potrzeby działalności – czy można odliczyć VAT i zaliczyć wydatek do kosztów?

Przedsiębiorca, który w związku z realizacją zlecenia przebywa czasowo w innym mieście i wynajmuje tam mieszkanie (zamiast korzystania z hotelu), może napotkać pytania podatkowe:

• Czy może odliczyć VAT z faktury, która zawiera różne stawki?

• Czy może zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów (KUP)?

Sprawdźmy to krok po kroku.

1. Charakter wynajmu – mieszkanie zamiast hotelu

Opis sytuacji sugeruje, że najem ma charakter tymczasowy, związany z prowadzoną działalnością gospodarczą (np. realizacją zlecenia z dala od miejsca zamieszkania). Nie jest to wynajem „na stałe”, ani w celach prywatnych, co ma kluczowe znaczenie.

2. VAT – czy można odliczyć?

Faktura zawiera:

• ✅ Czynsz najmu – ze stawką zwolnioną z VAT (typowe dla wynajmu mieszkań na cele mieszkaniowe),

• ✅ Opłaty eksploatacyjne (np. media, Internet, sprzątanie) – z VAT-em 23% i 8%.

🔸 Czy można odliczyć VAT od części eksploatacyjnej?

TAK, ale pod warunkiem, że:

• najem służy celom działalności gospodarczej,

• wydatki nie mają charakteru prywatnego,

• usługi (np. prąd, woda, Internet) są związane z funkcjonowaniem firmy w czasie delegacji,

• opłaty eksploatacyjne są wyodrębnione na fakturze (czyli mają osobną pozycję i stawkę VAT).

🔸 Od czego VATU odliczyć się NIE da?

• Od samego czynszu najmu ze stawką „zw” – bo jest to usługa zwolniona z VAT.

• VAT od tej części nie przysługuje do odliczenia.

3. Koszty uzyskania przychodów (KUP) – czy wszystko można wrzucić w koszty?

✅ TAK – pod warunkiem spełnienia kilku warunków:

• wynajem jest uzasadniony potrzebami działalności (np. realizacja zlecenia w innym mieście),

• nie jest to prywatne mieszkanie przedsiębiorcy,

• mieszkanie nie służy do zaspokajania potrzeb osobistych, ale ma charakter „funkcjonalny” jak hotel.

➡️ W takim przypadku zarówno czynsz najmu, jak i opłaty eksploatacyjne mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

📌 Warto mieć dokumentację potwierdzającą cel wyjazdu (np. umowa ze zleceniodawcą, delegacja, notatka służbowa), na wypadek kontroli.

4. Uwaga na najem długoterminowy – ryzyko podatkowe

Jeśli najem trwa wiele miesięcy bez przerw i mieszkanie przypomina miejsce stałego pobytu przedsiębiorcy, urząd skarbowy może:

• zakwestionować związek z działalnością,

• uznać, że część wydatków ma charakter prywatny (np. gdy przebywa tam również rodzina, partner itp.).

➡️ Warto wtedy prowadzić ewidencję, która pokaże, że lokal służył działalności (np. dojazdy, faktury za paliwo, raporty ze zlecenia).

5. Podsumowanie – co można, a czego nie:

✅ Wskazówki praktyczne:

• Zawsze proś o wyodrębnienie opłat eksploatacyjnych na fakturze – to klucz do odliczenia VAT.

• Przechowuj dokumenty potwierdzające związek wyjazdu z działalnością.

• Unikaj „zbyt wygodnych” rozwiązań – wynajem długoterminowy może budzić podejrzenia, jeśli przypomina zamieszkanie „na stałe”.