Kontrola z urzędu skarbowego – co musisz wiedzieć, zanim zapuka fiskus?

Wielu przedsiębiorców drży na myśl o kontroli podatkowej. Niepotrzebnie – jeśli wiesz, jak przebiega kontrola, jakie masz prawa i jak się przygotować, cały proces może przejść bezboleśnie. W tym artykule wyjaśniamy czym jest kontrola z urzędu skarbowego, jak długo może trwać, jakie dokumenty mogą być sprawdzane i co zrobić, gdy pojawią się nieprawidłowości. To nie teoria – to praktyczny poradnik dla każdego przedsiębiorcy.

Co to jest kontrola z urzędu skarbowego?

Kontrola podatkowa to formalne postępowanie wszczynane przez urząd skarbowy w celu sprawdzenia, czy podatnik:

• prawidłowo rozlicza się z podatków,

• przestrzega przepisów prawa podatkowego,

• prowadzi dokumentację zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

Kontrola może dotyczyć zarówno podatników (czyli osób zobowiązanych do zapłaty podatku), jak i płatników (np. pracodawców pobierających zaliczki na PIT) oraz inkasentów (np. urzędów gmin pobierających opłaty lokalne).

Jakie są najczęstsze powody kontroli?

Urząd skarbowy nie wybiera firm losowo. Najczęściej kontrola jest wynikiem:

• niestandardowych rozliczeń – np. duża kwota zwrotu VAT,

• opóźnień w składaniu deklaracji lub płatnościach podatków,

• donosów od byłych pracowników, wspólników, konkurencji,

• typowania przez systemy analityczne KAS (np. STIR),

• niespójności w dokumentacji – np. inne dane w JPK niż w deklaracji VAT.

Jak daleko wstecz sięga kontrola?

Urzędnicy mają prawo sprawdzać dokumenty za ostatnie 5 lat podatkowych, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku.

Przykład:

Jeśli termin zapłaty podatku dochodowego za 2020 r. minął w kwietniu 2021 r., to kontrola może objąć ten rok do końca 2026 r.

W wyjątkowych przypadkach – np. gdy podejrzewane jest przestępstwo skarbowe – okres kontroli może być przedłużony, ale musi to wynikać z odrębnych przepisów i zostać odpowiednio uzasadnione.

Ile trwa kontrola? Limity czasowe

Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej, przedsiębiorca ma prawo do prowadzenia firmy bez nadmiernych przeszkód. Dlatego ustawowo określono maksymalną liczbę dni, w których urząd może przeprowadzać kontrole podatkowe w jednym roku:

Jeśli kontrolerzy przekroczą te limity, możesz zgłosić sprzeciw. To narzędzie ochrony przedsiębiorcy, które warto znać.

Rodzaje działań kontrolnych – nie wszystko to „pełna kontrola”

W Polsce wyróżniamy trzy główne formy działań sprawdzających:

Czynności sprawdzające są często szybkie i dotyczą np. wyjaśnienia niezgodności w deklaracjach. Nie wymagają formalnego zawiadomienia ani protokołu.

Jak wygląda kontrola podatkowa – krok po kroku?

1. Zawiadomienie

Najczęściej otrzymujesz zawiadomienie listem poleconym lub przez ePUAP. Masz minimum 7 dni na przygotowanie się – ten czas możesz wykorzystać na uporządkowanie dokumentów.

2. Spotkanie otwierające

Kontrolerzy muszą przedstawić upoważnienie do kontroli i wpisać się do książki kontroli. To ważny moment – sprawdź dokładnie zakres kontroli.

3. Przekazanie dokumentów

Urząd może zażądać wielu dokumentów, w tym:

• faktur sprzedaży i zakupu,

• ewidencji VAT, ksiąg rachunkowych lub KPiR,

• wyciągów bankowych,

• umów z kontrahentami,

• list płac i dokumentacji pracowniczej.

4. Składanie wyjaśnień

Masz prawo do składania wyjaśnień ustnych lub pisemnych. Nie jesteś zobowiązany do komentowania wszystkiego od razu – możesz poprosić o czas na przygotowanie.

5. Protokół kontroli

Po zakończeniu działań urząd sporządza protokół. Masz 14 dni na złożenie zastrzeżeń – warto to zrobić, jeśli nie zgadzasz się z ustaleniami.

6. Decyzja podatkowa

Jeśli wykryto nieprawidłowości, urząd wydaje decyzję określającą dodatkowy podatek do zapłaty i odsetki.

7. Odwołanie

Masz kolejne 14 dni, by złożyć odwołanie od decyzji. W tym czasie warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym.

Pięć kluczowych praw przedsiębiorcy podczas kontroli

1. Prawo do obecności pełnomocnika – możesz korzystać z pomocy księgowego, doradcy podatkowego lub radcy prawnego.

2. Prawo do kopiowania akt – urząd na Twój wniosek powinien udostępnić kopie dokumentów.

3. Prawo do przedłużenia terminów – np. na dostarczenie dokumentów lub złożenie wyjaśnień.

4. Prawo do sprzeciwu – możesz go wnieść, jeśli kontrola narusza przepisy, np. przekracza limity czasowe.

5. Prawo do zastrzeżeń do protokołu – Twoje argumenty mogą wpłynąć na decyzję urzędu.

Jak przygotować się do kontroli? – praktyczna checklista

? Zadbaj o porządek w dokumentacji
– faktury, umowy, raporty kasowe, wyciągi bankowe – wszystko powinno być na swoim miejscu.

? Prowadź książkę kontroli
– to obowiązkowy dokument, w którym wpisywane są wszystkie przeprowadzone kontrole.

?‍? Wyznacz osobę kontaktową
– najlepiej, by kontakt z kontrolerami miała doświadczona księgowa lub doradca podatkowy.

? Przygotuj instrukcję obiegu dokumentów
– to dowód na to, że firma działa zgodnie z wewnętrznymi procedurami i zachowuje kontrolę nad danymi.

? Sprawdź zgodność JPK i deklaracji
– nawet drobne błędy mogą wzbudzić podejrzenia, dlatego warto je wyłapać wcześniej.

Jakie są konsekwencje nieprawidłowości?

W zależności od rodzaju błędów, konsekwencje mogą być różne:

• konieczność dopłaty podatku i odsetek,

• mandat karny skarbowy (do kilkunastu tysięcy złotych),

• postępowanie karne skarbowe w poważniejszych przypadkach,

• zablokowanie konta firmowego przez STIR (w skrajnych sytuacjach).

Podsumowanie: nie panikuj – przygotuj się!

Kontrola podatkowa to nie koniec świata. Dla dobrze zorganizowanej firmy to tylko kolejny formalny etap. Pamiętaj, że masz prawa i narzędzia do obrony swoich interesów. W razie wątpliwości – skorzystaj z pomocy specjalistów.

Potrzebujesz wsparcia?

Jeśli chcesz się przygotować do kontroli, nie masz pewności, czy Twoja dokumentacja jest w porządku albo właśnie dostałeś zawiadomienie z urzędu – skontaktuj się z biurem rachunkowym BilanseXpert w Łodzi.

Doradzimy Ci prostym językiem, pomożemy zabezpieczyć dokumenty i przejść przez cały proces bez stresu.